Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitnehmer ihren Jahresurlaub oder ihre Überstunden im laufenden Geschäftsjahr nicht nehmen, sondern ihn ins Folgejahr übertragen. Für den Arbeitgeber entsteht dann ein sogenannter Erfüllungsrückstand. In solchen Fällen muss der Arbeitgeber nach § 249 HGB eine Urlaubsrückstellung bilden. Das heißt, er überträgt den restlichen Urlaub des Mitarbeiters in das Folgejahr und bildet in seiner Bilanz auf der Passivseite eine Rückstellung.

Die Bildung von Urlaubsrückstellungen bietet Vorteile und Sicherheiten für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer. So behalten Arbeitnehmer beispielsweise die Möglichkeit, ihren nicht genutzten Urlaub im Folgejahr zu nehmen oder ggf. eine Auszahlung geltend zu machen – beispielsweise im Rahmen einer Kündigung. Aber auch der Arbeitgeber behält einen besseren Überblick über die Urlaubstage und kann besser kalkulieren.

Für die Berechnung von Urlaubsrückstellungen existieren zwei verschiedene Arten:

• Individualberechnung: Diese Art der Berechnung eignet sich eher für kleinere Unternehmen mit einer überschaubaren Mitarbeiteranzahl. Für die Berechnungsgrundlage erfasst man den Stundenlohn sowie das Arbeitszeitmodell jedes einzelnen Mitarbeiters. Noch nicht in Anspruch genommene Urlaubstage werden auf Basis des Arbeitszeitmodells in Arbeitsstunden umgerechnet. Die Arbeitsstunden werden dann mit dem Brutto-Stundenlohn des jeweiligen Mitarbeiters bewertet. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung wird hinzugerechnet.
• Durchschnittsberechnung: Da die Individualberechnung sehr zeitaufwendig ist, ist dies in größeren und insbesondere personalintensiven Unternehmen eher unwirtschaftlich. Deshalb wird oft auf die Methode der Durchschnittsberechnung zurückgegriffen. Hier werden Arbeitnehmer in Gruppen zusammengefasst und durchschnittliche Stundenlöhne und Arbeitsmodelle verwendet.

Rechenbeispiel für beide Methoden (nach handelsrechtlichen Vorgaben):

Maßgebliches Urlaubsentgelt / tatsächliche Arbeitstage * offene Urlaubstage

Bruttojahresgehalt (inkl. zukünftiger Gehaltssteigerungen): 40.000

Weihnachtsgeld (fest vereinbart): 3.000

AG-Anteil SV: 6.000

Arbeitstage pauschal: 220 Tage

Resturlaub 5 Tage

49.000/220 Tage * 5 Tage= 1.113,63

Buchungssatz
Löhne/Gehälter an Urlaubsrückstellung 1.113,63

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